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1. 客戶背景
一間經營近 30 年的特殊建材代理商，專做防颱、防火、防震與醫院防護工程用材，團隊約 10 人，含老闆、業務、國貿、工務與會計。家族企業，重視資安，資料長年存在每位員工的隨身硬碟，日常協作靠 LINE 與 Excel。
2. 導入前的困擾
- 案件卡在誰手上沒人知道：一個案件從洽談、報價、送審、訂料、施工到請款，各階段進度散在 Excel 追蹤清單與各人腦袋中，想知道進度只能一個一個問。
- 資料跟著人走：規格、歷史報價、圖面存在各人的隨身硬碟，找資料要等負責人有空，資深同仁一離職，經驗也跟著帶走。
- 交辦事項被 LINE 洗掉：工作交代都在 LINE 群組，訊息一多就被淹沒，誰負責、什麼時候要完成，事後查不到。
- 任務到期沒人提醒：到期日記在各自的本子或 Excel，常常過期了才發現還沒做。
- 會計對帳全靠人工：每月科目餘額表要逐筆對照分類帳與工程合約清單，抄寫、比對、找差異都要人工處理，耗時又容易漏。
3. 解決方案重點
以「一個專案管理中臺，讓每個角色各看各的」為核心，資料集中在公司的系統裡，老闆看全局，業務與工務只看跟自己有關的專案與任務。
專案管理中臺
一個專案儀表板，一眼追蹤公司所有工程案件的進程。
同一專案根據業務和工程區分成不同任務階段，各自管理任務的同時，又能共享進度，資訊傳遞不再有斷點。
LINE 任務推播
員工加入官方帳號就自動建立使用者資料，每週一早上推播本週到期任務與已逾期未完成的任務，並標出負責人，讓管理者能有效追蹤任務執行狀況。
會計對帳工具
設計 Excel 增益集按鈕，一鍵完成同月沖正的款項自動對消，差異直接標示出來。
4. 導入後成效
- 案件進度 從「一個一個問」→「打開工作台就看到」：每個案件走到哪個階段、完成幾成、卡在誰手上，一目了然。
- 公司資料 從「跟著人走」→「留在公司系統裡」：專案、任務與交辦紀錄集中管理，權限由公司決定，人員異動也不怕斷層。
- 任務交辦 從「LINE 群組被洗掉」→「每週一自動推播提醒」：誰負責、哪天到期、哪些已經逾期，全員同一時間收到同一份清單。
- 老闆視角 從「不知道大家在忙什麼」→「一頁看完全公司專案」：不用開會逐一詢問，就能掌握整體進度。
- 會計對帳 從「逐筆人工比對」→「一鍵完成核對」：核對結果與差異自動標示，會計只要處理例外項目。
5. 這個案例適合什麼團隊？
10 人上下的建材代理、工程或貿易相關中小企業，特別是傳統家族企業，同時卡在「案件進度靠問」、「資料存在個人硬碟」、「交辦事項淹沒在 LINE 群組」的老闆。適合重視資安、想從專案管理這一塊先開始數位化，再逐步擴展到報價、文件管理的團隊。
如果你也想把案件進度、任務交辦、公司資料收進同一個系統——歡迎 預約 30 分鐘免費諮詢 ，我們聊聊你目前卡在哪。
FAQ
1. Notion 工程管理系統適合哪些公司？
適合 10 人上下的建材代理、工程或貿易相關中小企業，特別是傳統家族企業，同時卡在「案件進度靠問」、「資料存在個人硬碟」、「交辦事項淹沒在 LINE 群組」的老闆。重視資安、想從專案管理先開始數位化，再逐步擴展到報價、文件管理的團隊最適合。
2. 這個案例的工程管理系統包含哪些功能？
以「一個專案管理中臺，讓每個角色各看各的」為核心，包含專案管理中臺（專案儀表板、業務與工程任務階段）、LINE 任務推播，以及會計對帳工具三大部分。資料集中在公司的系統裡，老闆看全局，業務與工務只看跟自己有關的專案與任務。
3. 工程案件的進度怎麼追蹤？
一個專案儀表板就能追蹤公司所有工程案件的進程，每個案件走到哪個階段、完成幾成、卡在誰手上一目了然。同一專案依業務和工程分成不同任務階段，各自管理任務的同時又能共享進度，資訊傳遞不再有斷點。
4. LINE 任務推播是怎麼運作的？
員工加入官方帳號就會自動建立使用者資料，系統每週一早上推播本週到期的任務與已逾期未完成的任務，並標出負責人。管理者能有效追蹤任務執行狀況，全員同一時間收到同一份清單。
5. 公司的資料如何避免跟著員工離職而流失？
專案、任務與交辦紀錄都集中在公司的系統裡，不再存放於每位員工的隨身硬碟，權限由公司決定。即使人員異動，歷史資料與經驗也留在公司，不會出現斷層。
6. 會計每月對帳可以怎麼簡化？
這個案例設計了 Excel 增益集按鈕，一鍵完成同月沖正款項的自動對消，並把差異直接標示出來。會計不用再逐筆對照分類帳與工程合約清單，只要處理例外項目。想評估自己的情況，可以預約 30 分鐘免費諮詢。
