Notion 新手入門必學的 5 個基本功能是：頁面（Page）、區塊（Block）、資料庫（Database）、模板（Template）、分享與協作（Share）。
- 頁面：所有內容的起點，可以建立無限階層的子頁面結構。
- 區塊：頁面的組成單位，打
/叫出來，用拖拉方式自由排版。- 資料庫：用表格、看板、日曆等視圖，把筆記變成可篩選、可管理的結構化資料。
- 模板：一鍵套用官方或社群的現成版面，不用從零開始。
- 分享與協作：靈活設定權限，一個人用或跟團隊協作都方便。
掌握這 5 個功能，就能應付 Notion 日常使用 80% 的操作。
Hi，我是 Winnie ，專注於分享 Notion 與高效工作流應用。
你是不是聽很多人推薦 Notion，下載之後打開卻一片空白，完全不知道從哪裡開始？
放心，你不是一個人。Notion 的自由度很高，這是它的優點，但對新手來說，打開一個什麼都沒有的頁面，反而容易迷路。
這篇文章我幫你整理了 5 個 Notion 新手一定要先學會的基本功能，每個功能都會用最白話的方式說明，搭配實際操作步驟，讓你看完就能馬上動手。不需要任何技術背景，只要你會用電腦或手機，就能跟著做。
準備好了嗎？我們開始吧！
如果你還不太確定 Notion 是什麼，可以先看這篇 [Notion 是什麼的完整介紹]（連結）
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Notion 新手入門：為什麼這 5 個功能必學？
Notion 的功能很多，光是官方文件就可以讓你讀好幾天。但說實話，日常使用中真正「天天會碰到」的功能，核心就那幾個。
我挑出的這 5 個功能，分別是：
- 頁面（Page） — 所有內容的起點
- 區塊（Block） — 組成頁面的基本單位
- 資料庫（Database） — 讓筆記從「記錄」變成「管理」
- 模板（Template） — 省下你從零開始的時間
- 分享與協作 — 不管是自己用還是團隊用都需要
這 5 個功能環環相扣。學會頁面和區塊，你就能寫筆記；學會資料庫，你的筆記就能被分類、篩選、排序；學會模板，你不用每次都重頭設計；學會分享，你就能跟別人一起協作。
掌握這 5 個基本功，你的 Notion 使用體驗會直接提升一個等級。
功能一：頁面（Page）——你的 Notion 起點
什麼是 Notion 頁面？
在 Notion 裡，頁面就是你放內容的地方，你可以把它想像成一張空白的紙。
跟 Word 不同的是，Notion 的頁面可以「無限往下長」，而且每個頁面裡面還可以再塞子頁面。所以你可以把它當成一個資料夾，也可以當成一篇文章，用途非常彈性。
比方說，你是一個自由接案的設計師，你可以建一個「客戶專案」的頁面，裡面再分出每個客戶的子頁面，每個子頁面放該客戶的需求、報價、進度。這樣所有資料就有了層次結構，找東西也快很多。
怎麼建立你的第一個頁面？
操作步驟：
- 打開 Notion，看到左側的側邊欄
- 點擊側邊欄下方的「+ 新增頁面」按鈕
- 在空白頁面的最上方，輸入頁面名稱（例如：我的第一個筆記）
- 在名稱下方就可以開始打字了，就像在寫文件一樣
就這麼簡單，你已經建好你的第一個 Notion 頁面了！
用子頁面整理資料，像資料夾一樣直覺
如果你擔心頁面越來越多會很亂，Notion 有個超好用的功能：子頁面。
你只需要在頁面裡打 /page，就能在目前的頁面裡面再建立一個子頁面。這就像在資料夾裡面再開一個資料夾一樣。
舉個例子，如果你是一家小型電商的老闆，你可以這樣安排：
- 📁 營運管理（主頁面）
- 📄 每月營收紀錄（子頁面）
- 📄 出貨 SOP（子頁面）
- 📄 客訴處理流程（子頁面）
這樣你的 Notion 就會像一個結構清楚的資料夾系統，而不是一堆散落的筆記。
功能二：區塊（Block）——Notion 的靈魂
什麼是區塊？
Notion 跟傳統筆記軟體最大的差別，就是它用「區塊」來組成頁面內容。
你可以把區塊想成「樂高積木」。每一段文字是一個區塊、每張圖片是一個區塊、每個清單也是一個區塊。你可以自由拖拉這些區塊來改變位置，不需要像 Word 一樣反覆剪下貼上。
這個設計讓你排版的時候超有彈性，可以輕鬆把內容排成兩欄、三欄，做出自己喜歡的版面。
常用區塊類型一覽
剛開始不用記太多，先學會最常用的這幾種就夠了：
| 區塊類型 | 怎麼叫出來 | 用途 |
|---|---|---|
| 文字 | 直接打字 | 一般的段落文字 |
| 標題 | /h1 /h2 /h3/h4 | 分層標題，讓筆記有結構 |
| 待辦清單 | /todo | 打勾確認的任務清單 |
| 項目清單 | /bullet | 條列式的重點整理 |
| 圖片 | /image | 插入圖片 |
| 分隔線 | /divider | 段落之間加一條線區隔 |
| 引用 | /quote | 標示重點或引述 |
| 嵌入頁面 | /page | 在頁面中建立子頁面 |
記住一個萬用技巧：在 Notion 裡面打 /（斜線），就會跳出一個選單，列出所有可用的區塊類型。你不需要背任何指令，打 / 就可以了。
拖拉排版，排出你喜歡的版面
區塊最棒的地方是可以用滑鼠拖拉來重新排列。
操作方式很簡單：
- 把滑鼠移到任何一個區塊的左邊，會出現一個「⋮⋮」的圖示（六點圖示）
- 按住這個圖示，就可以上下拖動調整順序
- 如果你把區塊拖到另一個區塊的旁邊（而不是上面或下面），就會自動變成並排的欄位
比如你想做一個筆記頁面，左邊放待辦事項、右邊放參考資料，只要把其中一個區塊拖到旁邊，兩欄版面就出來了，完全不需要任何程式碼。
功能三：資料庫（Database）——讓你的筆記升級
資料庫跟一般頁面有什麼不同？
如果說頁面是「一張紙」，那資料庫就是「一本活頁筆記本」。
Notion 的資料庫讓你把資料結構化——每一筆資料都可以加上標籤、日期、狀態、負責人等「屬性」，而且可以用不同視圖來檢視同一批資料。
舉個台灣情境的例子：假設你在經營一間小型顧問公司，你把每個客戶的案件都建在資料庫裡。你可以用表格看所有案件的金額，用看板看每個案件的狀態（洽談中、進行中、已結案），用日曆看每個案件的截止日。同一批資料、不同角度來看，這就是資料庫最強的地方。
四種常用視圖：表格、看板、日曆、清單
建立資料庫的方式也很簡單，在頁面裡打 /database 就能開始。Notion 會讓你選擇要用哪種視圖來呈現：
表格視圖（Table） 像 Excel 一樣的格子排列，適合看整體資料，一目了然。
看板視圖（Board） 像 Trello 一樣的卡片牆，每張卡片可以在欄位之間拖拉。特別適合管理任務狀態，例如：待處理 → 進行中 → 已完成。
日曆視圖（Calendar） 把有日期屬性的資料自動排到日曆上，適合管理行程、截止日、發布排程。
清單視圖（List） 最簡潔的列表方式，只顯示標題，適合快速瀏覽。
你不需要在一開始就決定要用哪種視圖，因為同一個資料庫可以同時擁有多種視圖，隨時切換。
用屬性欄位管理你的資料
資料庫裡的每一筆資料除了標題，還可以加上「屬性（Property）」。
常用的屬性類型包括：
| 屬性類型 | 用途 | 範例 |
|---|---|---|
| 選擇（Select） | 分類標籤 | 案件狀態：洽談中 / 進行中 / 已結案 |
| 多選（Multi-select） | 多個標籤 | 專案類型：設計、行銷、開發 |
| 日期（Date） | 記錄時間 | 截止日期、開始日期 |
| 核取方塊（Checkbox） | 完成與否 | 是否已完成 |
| 人員（Person） | 指派負責人 | 這個任務誰負責 |
| 數字（Number） | 數值資料 | 報價金額、進度百分比 |
加上屬性之後，你就可以對資料做篩選（Filter）和排序（Sort）。例如只顯示「狀態＝進行中」的案件，或是按照截止日期由近到遠排列。
這就是 Notion 資料庫厲害的地方——你的筆記不再只是文字，而是可以被管理、被搜尋、被篩選的結構化資料。
功能四：模板（Template）——不用從零開始
去哪裡找 Notion 模板？
如果你覺得自己從空白頁面開始建太花時間，模板就是你的好朋友。
Notion 的模板有幾個來源：
官方模板庫： 在 Notion 左側邊欄點擊「Marketplace」，就能瀏覽 Notion 官方提供的各種模板，從專案管理、會議記錄、個人日記到習慣追蹤都有。
社群模板： 很多 Notion 愛好者會在網路上分享自己設計的模板，你可以在 Notion 官方的 Template Gallery 找到來自全球使用者的作品。
自己做模板： 當你比較熟練之後，也可以把自己常用的頁面格式存成模板，以後重複使用。
怎麼把模板新增到自己的工作區？
不管是官方模板還是別人分享的模板，複製方式都很類似：
- 點擊自己想新增的模板
- 點擊右上角的「Get template」按鈕
- 選擇要新增到哪個工作區
- 完成！模板就會出現在你的 Notion 裡
之後，這個模板就完全是你的了，你可以隨意修改內容、結構、屬性，不會影響到原本的模板。
修改模板的小技巧
拿到模板之後，先別急著填內容，建議你先做兩件事：
第一，把不需要的部分刪掉。 很多模板為了展示功能，會放很多範例資料，你可以先清空，只留下你需要的結構。
第二，根據自己的需求調整屬性。 例如一個專案管理模板的狀態可能是英文的「To Do / In Progress / Done」，你可以改成中文的「待處理 / 進行中 / 已完成」，用起來更順手。
模板是起點，不是終點。你不需要百分之百照著模板用，根據自己的工作方式調整，才是最好的用法。
功能五：分享與協作——一個人用也好，一群人用更好
三種分享方式一次搞懂
Notion 不只是個人工具，它的協作功能也很強。分享頁面的方式主要有三種：
邀請特定成員： 在頁面右上角點擊「分享」，輸入對方的 Email，就能邀請特定的人來看或編輯這個頁面。適合團隊內部協作。
複製頁面連結： 點擊「分享」後打開「分享到網路」的開關，任何拿到連結的人都能查看這個頁面。適合把資訊分享給外部的人。
匯出檔案： 如果對方不用 Notion，你也可以把頁面匯出成 PDF 或 Markdown 格式，用 Email 寄給對方。
權限設定怎麼調？
分享的時候，記得注意權限設定：
| 權限等級 | 說明 |
|---|---|
| 可以編輯（Full access） | 對方可以修改頁面的任何內容 |
| 可以評論（Can comment） | 對方可以看內容並留下評論，但不能直接修改 |
| 可以查看（Can view） | 對方只能看，不能改也不能留言 |
如果你是把資料分享給客戶或外部合作夥伴，建議先設成「可以查看」就好，避免內容被意外修改。
適合團隊協作的小提醒
如果你是跟團隊一起使用 Notion，這邊有幾個實用建議：
先建好頁面結構再邀請人。 如果你把一堆散亂的頁面丟給團隊成員，他們也會跟你一樣迷路。先花點時間把結構整理好，大家用起來才順。
善用「@」提到特定的人。 在 Notion 頁面裡打 @ 再輸入對方的名字，對方就會收到通知。這比起在 LINE 群組裡喊人有效率多了。
重要頁面可以「鎖定」。 如果某個頁面的內容不希望被團隊成員不小心改到，你可以在頁面右上角的「…」選單裡選擇「鎖定頁面」。
學會這 5 個功能之後，下一步呢？
恭喜你！如果你已經掌握了頁面、區塊、資料庫、模板、分享這 5 個功能，你已經具備了使用 Notion 的基礎能力。
接下來你可以往這幾個方向探索：
- 進階資料庫操作： 學習關聯（Relation）和匯總（Rollup）功能，讓不同資料庫之間可以互相串聯。例如把「客戶資料庫」跟「專案資料庫」串在一起，一看客戶就知道他有哪些進行中的專案。
- 公式與自動化： Notion 的公式（Formula）功能可以自動計算資料，搭配 Notion 的自動化（Automation）功能，你甚至可以設定「當狀態改成已完成時，自動記錄完成日期」。
- Notion AI： 學會資料庫之後，搭配 Notion AI 可以自動幫你產生內容、總結會議筆記、填充資料庫欄位，效率直接翻倍。
- Dashboard 儀表板視圖： 把多個資料庫的關鍵數據放在同一頁，一眼就能看到整體狀況。特別適合需要追蹤專案進度或團隊績效的人。
- 打造個人系統： 把你的生活和工作管理整合進 Notion，建立一套屬於你自己的個人管理系統。不管是記帳、閱讀筆記、目標追蹤，Notion 都能幫你搞定。
如果你看完這些覺得「概念懂了，但自己弄好像有點麻煩」——別擔心，這很正常。你也可以考慮直接使用設計好的模板來起步，或是預約諮詢，讓專業的人幫你加速。
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總結：從這 5 個功能開始，Notion 沒你想的那麼難
讓我們快速回顧一下今天學到的 5 個 Notion 基本功能：
- 頁面 — 你所有內容的起點，用子頁面來建立層次結構
- 區塊 — 頁面的組成單位，打
/就能叫出各種區塊 - 資料庫 — 讓資料結構化，用不同視圖檢視同一批資料
- 模板 — 省去從零開始的時間，複製、修改、開始使用
- 分享與協作 — 靈活的權限設定，一個人或一群人都好用
Notion 的學習曲線不會太陡，關鍵是你願不願意動手去試。打開你的 Notion，先建一個頁面，打幾個字，拉幾個區塊，你會發現其實沒那麼難。
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重點整理
1. Notion 新手入門需要付費嗎？
A：不需要。Notion 的免費版就已經包含頁面、區塊、資料庫、模板這些核心功能，個人使用完全夠用。如果你是學生，用學校信箱註冊還能免費升級成 Education Plus 方案，享有更多功能。只有當你需要跟多人協作、上傳大量檔案、或使用 Notion AI 時，才需要考慮付費方案。
2. Notion 可以設定成中文介面嗎？
A：可以！進入 Notion 後，點擊左側邊欄下方的 Settings → Preferences（偏好設定）→ Language（語言）→ 選擇「繁體中文」→ Update，就能切換成繁體中文。設定完重新整理一下頁面就會生效。
3. Notion 新手怎麼用比較不容易放棄？
A：最常見的放棄原因是「想一次把整套系統建好」。我的建議是：從一個具體的小需求開始。比如先用 Notion 管理你這週的待辦事項，或是記錄一個專案的筆記。等你用習慣了，再慢慢擴充。不用急著把什麼都搬進 Notion。
4. Notion 跟 Google Docs 或 Evernote 有什麼不同？
A：最大的差別是 Notion 的「資料庫」功能。Google Docs 和 Evernote 比較偏向傳統的文件和筆記工具，而 Notion 可以讓你的內容結構化、可篩選、可切換視圖。如果你只是需要寫文件，Google Docs 就夠了；但如果你想要一個整合筆記、任務管理、專案追蹤的工具，Notion 的彈性更高。
5. 我是公司的主管，Notion 適合我的團隊嗎？
A：非常適合。Notion 除了個人使用，也很常被用在團隊的專案管理、SOP 建立、會議記錄、客戶管理等。很多台灣的中小企業和新創團隊都在用 Notion 來取代散落在各處的 Google 試算表和 LINE 記事本。如果你對團隊導入 Notion 有興趣，歡迎預約免費諮詢，我可以根據你的團隊狀況給出具體建議。
