Notion 資料庫是一種可以把資訊結構化管理的工具，讓你用表格、看板或日曆等不同視圖查看同一批資料。
- 資料庫的本質：每一筆資料都是一個獨立的「頁面」，同時具備可篩選的屬性欄位。
- 三種核心視圖：表格視圖適合全覽資料；看板視圖適合追蹤任務狀態；日曆視圖適合時間管理。
- 欄位類型：可設定文字、數字、日期、單選、勾選框等不同屬性，讓資料更有結構。
- 篩選與排序：可依照條件過濾資料，或按欄位值排序，快速找到你需要的資訊。
- 與 Excel 的差異：Notion 資料庫的每筆資料可展開成完整頁面，能存放筆記、附件與待辦事項。
掌握 Notion 資料庫的基礎操作，就能把待辦清單、客戶名單、內容行事曆等各種資訊整理得清清楚楚。
Hi～ 我是 Winnie，喜歡研究怎麼用 Notion 把生活及工作變得更簡單也更有條理。
很多人剛開始用 Notion，都卡在同一個地方：「頁面跟區塊我懂了，但資料庫到底是什麼？為什麼我建了一個資料庫，感覺跟 Excel 也沒差多少？」
這個問題很正常。資料庫是 Notion 裡面學習曲線最陡的功能，但也是最強大的一個——一旦你搞懂它，你會開始想把所有東西都放進去。
這篇教學會帶你從「資料庫是什麼」開始，一步一步建立你的第一個資料庫，再教你切換三種最實用的視圖。不需要技術背景，跟著做就能上手。
如果你還沒用過 Notion，可以先看看 Notion 是什麼？一篇文章看懂這款筆記工具的核心功能，再回來這篇會更順。
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Notion 資料庫是什麼？跟一般筆記有什麼不同？
用一句話解釋資料庫
Notion 資料庫，就是「每一筆資料都是一個頁面，同時有可篩選欄位的清單」。
聽起來有點抽象，舉個例子：假設你要管理 20 個客戶，用一般筆記的方式，你會建 20 個分散的頁面，要找某個客戶還要一頁一頁翻。
但如果用資料庫，這 20 個客戶頁面會統整成一個清單，你可以用「產業別」「合作狀態」「下次跟進日期」來篩選，一眼就找到你要的人。
每一筆資料（每個客戶）還是有自己的完整頁面，可以放詳細的備忘、附件、或待辦事項——資料庫給你結構，頁面給你空間。
Notion 資料庫 vs. Excel：哪裡不一樣？
很多人會問：「這跟 Excel 有什麼差？」
差別在於——Excel 的每一格只能放數值或文字，Notion 的每一筆資料可以展開成一個完整頁面。
| 比較項目 | Excel | Notion 資料庫 |
|---|---|---|
| 資料格式 | 單純數值/文字 | 可展開成完整頁面 |
| 篩選方式 | 篩選欄位 | 篩選欄位 + 視圖切換 |
| 附加內容 | 只能加備忘欄 | 頁面內可放圖片、附件、子任務 |
| 協作 | 需要共享檔案 | 即時線上協作，自動儲存 |
| 視圖切換 | 無 | 表格、看板、日曆等多種視圖 |
如果你的資料需要的不只是「記錄數字」，還要追蹤狀態、附上說明文件、或跟團隊協作——Notion 資料庫比 Excel 更適合你。
建立你的第一個 Notion 資料庫（操作步驟）
我們用「讀書清單」當作練習對象，這是最適合新手的入門資料庫。
Step 1：新增一個資料庫區塊
- 打開一個 Notion 頁面
- 在空白處按下
/，叫出指令選單 - 輸入
database，選擇「表格瀏覽模式」 - 選擇「在全新或現有資料庫中新增表格瀏覽模式」
這樣你就有了一個空白的表格資料庫，預設會有名稱欄位和幾個示範欄位。
Step 2：設定欄位（屬性）
資料庫預設的欄位不一定符合你的需求，我們來自訂。
讀書清單建議欄位：
- 書名：保留預設的名稱欄位，這是每筆資料的主標題
- 作者：點選「+」新增欄位，選擇「文字」
- 閱讀狀態：選擇「單選」，加上「未開始」「閱讀中」「已完成」三個選項
- 開始閱讀日期：選擇「日期」
- 評分：選擇「數字」，紀錄你給的分數
新增欄位的方式：點擊表格最右邊的「+」圖示，或在欄位名稱上點右鍵選「在右方插入」。
Step 3：開始輸入資料
欄位設定好之後，直接點擊第一行開始輸入書名，用 Tab 鍵跳到下一個欄位。
每一筆資料都可以點擊「開啟頁面」（點書名左邊的小方塊圖示），在裡面寫閱讀筆記、貼重點截圖，或記下你想記住的句子。
這就是 Notion 資料庫最厲害的地方——清單的結構，加上頁面的深度。
Notion 資料庫的 3 種必學視圖
同一個資料庫，可以用不同的視圖呈現。切換視圖不會改變資料本身，只是改變「你看資料的方式」。
切換方式：點擊資料庫左上方的視圖名稱，或點「+」加入新的瀏覽模式。
表格視圖：最直覺的資料呈現方式
這是最常見的視圖，長得很像 Excel 的試算表。
- 全覽所有資料
- 快速編輯欄位值
- 匯出資料或比對內容
如果你剛建立資料庫，預設就是表格視圖。這也是大多數人最習慣的起點。
看板視圖：用拖拉管理任務狀態
看板視圖會把資料按照某個「單選」欄位分組，變成橫向的卡片欄。
以讀書清單為例，按「閱讀狀態」分組後，你會看到三欄：「未開始」「閱讀中」「已完成」，每本書是一張卡片，可以直接拖拉到不同欄位。
- 任務管理（待處理 → 進行中 → 已完成）
- 工作流程追蹤
- 企劃案或文章的進度管理
這個視圖的感覺很像 Trello，但資料還是存在同一個 Notion 資料庫裡，不用另開工具。
如果你對 Notion 整體有哪些應用場景還不太清楚，可以參考這篇 Notion 新手入門：5 個你一定要會的基本功能，裡面有更多使用情境的說明。
日曆視圖：按時間排列，行程一目瞭然
日曆視圖需要資料庫裡有「日期」欄位，會把每筆資料標註在對應的日期格子上。
以讀書清單為例，如果你記了「開始閱讀日期」，日曆視圖就能幫你看到哪個禮拜開始了哪本書。
- 內容發布行事曆（部落客、社群編輯必備）
- 專案截止日追蹤
- 活動或會議的時間管理
資料庫欄位類型怎麼選？常用的 6 種屬性
Notion 資料庫支援很多種欄位類型，新手常常不知道要選哪個。這裡整理 6 種最常用的：
文字、數字、日期
- 文字：最通用，放名稱、說明、備注都行
- 數字：放金額、評分、數量，可以做加總計算
- 日期：放截止日、發布日、會議時間，可以啟用提醒功能
單選與多選
- 單選：一個欄位只能選一個標籤，例如「進行中」「已完成」
- 多選：可以選多個標籤，例如一本書可以同時標記「商業」「自傳」
單選與多選特別適合用來篩選和分組，是資料庫最常見的欄位之一。
勾選框(Checkbox)：最適合管理任務
勾選框就是一個打勾的方塊，打勾代表完成，沒打勾代表未完成。
這個欄位最適合管理任務清單、採購清單、或逐條核對的查核表。配合篩選功能，可以只顯示「還沒打勾」的項目，讓你聚焦在未完成的事情。
篩選與排序：讓資料庫更好用的 2 個技巧
資料一多，篩選和排序就是救命功能。很多人建了資料庫之後，隨著資料越來越多，開始覺得「找東西好麻煩」，這時可以善用篩選和排序。這兩個功能可以讓你在幾秒內從幾十筆資料裡找到你要的那一筆，或是把最重要的資料排到最上面，不用一筆一筆往下滑。
篩選：只看你需要的資料
點擊資料庫右上角的篩選按鈕，可以設定條件，例如：
- 只顯示「閱讀狀態 = 閱讀中」的書
- 只顯示「截止日期 = 本週內」的任務
- 只顯示「已完成 = 勾選」的項目
你可以同時設定多個篩選條件，也可以把常用的篩選結果儲存成獨立視圖，下次直接切換。
排序：用欄位決定顯示順序
點擊右上角的排序按鈕，選擇要依據哪個欄位排序：
- 依「日期」排序 → 最新的資料排最前面
- 依「評分」排序 → 分數高的書排最前面
- 依「名稱」排序 → 字母或筆畫順序排列
篩選 + 排序的組合，讓你的資料庫從「資訊倉庫」變成「隨時可查的工作看板」。
總結
Notion 資料庫是一個強大的功能，只是需要你轉換一下思路——從「一頁一頁記筆記」，變成「一筆一筆管資料」。
學到這裡，你已經知道：
- 資料庫是什麼、跟 Excel 有什麼不同
- 怎麼建立第一個資料庫並設定欄位
- 表格、看板、日曆三種視圖怎麼切換
- 篩選和排序怎麼讓資料更好用
下一步，可以試著把你的讀書清單、待辦事項，或工作上的某個清單搬進 Notion 資料庫，實際用過一輪之後，你會開始有自己的使用心得。
如果你想知道 Notion 還有哪些功能，可以回去看 Notion 新手入門：5 個你一定要會的基本功能，把整個基礎打穩。
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FAQ
Notion 資料庫一定要從頭建嗎？
不用，可以直接套用模板。Notion 官方提供很多現成的資料庫模板，例如任務管理、讀書清單、CRM 等，直接套用後再依需求調整欄位就好。你可以去 Notion 官方模板庫找適合你的起點，或參考「Notion 模板怎麼用？新手第一次套用模板的完整教學」。
Notion 資料庫的資料有限制筆數嗎？
免費版沒有筆數限制，可以無限新增資料。
Notion 資料庫怎麼新增欄位？
在表格視圖裡，點擊欄位表頭最右邊的「+」圖示，就能新增新欄位並選擇類型。
Notion 資料庫和 Excel 哪個比較適合我？
如果你只需要計算數字、做統計分析，Excel 更專業。但如果你要管理的資訊比較複雜——例如客戶資料需要附上溝通記錄、任務需要追蹤狀態——Notion 資料庫更靈活實用。
可以在手機上用 Notion 資料庫嗎？
可以，iOS 和 Android 都有支援。不過手機版比較適合查看和簡單編輯，複雜的欄位設定還是建議在電腦上操作。
